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REUNIONES NO PRESENCIALES EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

A propósito de la coyuntura mundial con ocasión del covid-19, y ante la conveniencia de evitar reuniones masivas para prevenir su propagación, es importante tener presente que la Ley 675 de 2001 consagra diferentes formas de reunión y mecanismos para que los propietarios de bienes privados en edificios o conjuntos constituidos bajo el régimen de propiedad horizontal, puedan tomar decisiones válidamente, como lo son las REUNIONES NO PRESENCIALES.

A continuación resaltamos las características propias de este tipo de reunión y lo que se debe considerar para su desarrollo y validez:

REUNIONES NO PRESENCIALES

  • Se podrá realizar reunión de la asamblea general por cualquier medio que permita a los propietarios de bienes privados o sus representantes deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. Es decir, el proceso de comunicación deberá garantizar la interlocución y participación de los asambleístas;  Puede ser por medio de un chat, una video conferencia o incluso por correos electrónicos mientras los mismos sean sucesivos y se encuentren dentro de los tiempos determinados para participar activamente de la reunión.
  • El Quórum necesario para las asambleas no presenciales, es el mismo que en las asambleas presenciales, es decir, un 51% como mínimo para sesionar.
  • IMPORTANTE: Para la toma de decisiones, la ley establece que la totalidad dé asistentes a la reunión deberá manifestar su voto, de lo contrario, las mismas serán ineficaces y no tendrán validez. Por lo cual recomendamos precaución en la formulación de las preguntas o lo que se vaya a votar , de manera que se garantice la participación de todos los asistentes, cualquiera que sea el sentido de su voto.
  • Es obligatorio que esta reunión se pueda probar, por lo cual deberá dejarse suficientemente documentada. Deberá quedar prueba inequívoca (fax, grabación magnetofónica, plataformas y aplicaciones tecnológicas), donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, así como la correspondiente copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios.
  • Cuando la reunión se realice por comunicación sucesiva, la secuencia de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.
  • En el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.
  • Las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva.
  • Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.
  • En este tipo de reuniones no podrán tomarse decisiones que exijan mayoría calificada (70%).

DECISIONES POR COMUNICACIÓN ESCRITA

  • Debe ser convocada la totalidad de propietarios de unidades privadas.
  • En el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.
  • Cada uno de los deliberantes, debidamente acreditado, deberá expresar el sentido de su voto frente a una o varias decisiones concretas, señalando de manera expresa el nombre del copropietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la fecha y hora en que se hace.
  • En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de los coeficientes que integran el edificio o conjunto.
  • Si los propietarios hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un (1) mes, contado a partir del envío acreditado de la primera comunicación.
  • Las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación escrita dentro del término previsto. Es decir, se requiere el 100% de participación para dar validez a la reunión, de la misma manera que en las reuniones no presenciales.
  • Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.
  • No podrán tomarse decisiones que exigen mayoría calificada (70%).

Resulta interesante analizar la viabilidad de hacer uso de estos mecanismos que consagra la Ley, dependiendo de las particularidades propias de cada Copropiedad, aprovechando que hoy en día existe tecnología que lo permite y que genera ciertas ventajas frente a las reuniones presenciales en cuanto a practicidad, economía, ahorro de tiempo, acceso a quienes están fuera de la ciudad, entre otros.

Puede darse también el caso que, aunque se realice la asamblea de manera presencial, algunos propietarios soliciten participar de manera virtual, ante lo cual debería contarse con las herramientas tecnológicas que garanticen su derecho a participar en la reunión en tiempo real.

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